1. Những khó khăn kế toán gặp phải khi sử dụng hóa đơn giấy
Hiện nay, không ít doanh nghiệp vẫn còn đang sử dụng hóa đơn giấy và gặp phải nhiều hạn chế, bất cập.
Thứ nhất, thủ tục khi muốn đăng ký, phát hành hóa đơn giấy hiện khá rườm rà, phải qua nhiều công đoạn và tốn không ít thời gian cũng như chi phí. Điều này sẽ khiến cho kế toán của doanh nghiệp phải làm việc nhiều với cường độ cao nhưng hiệu quả mang lại đôi khi không thật sự như mong muốn.
Chẳng hạn như khi doanh nghiệp muốn đăng ký hóa đơn đỏ thì doanh nghiệp cần phải tiến hành các thủ tục tối thiểu như sau:
- Nộp đơn đề nghị xin hóa đơn đỏ
- Đợi khoảng 7 ngày để chờ quyết định phê duyệt hay từ chối từ cơ quan thuế
- Tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ in,…
- Đem mẫu đăng ký tới xưởng in để đặt in theo một số lượng nhất định để sử dụng.
Hạn chế thứ hai mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi dùng hóa đơn giấy là tốn nhiều thời gian và công sức. Bởi, ngoài việc phải mất nhiều thời gian đăng ký phát hành hóa đơn giấy để được sử dụng thì các kế toán khi dùng hóa đơn giấy phải tự tay viết hóa đơn, tiến hành gửi hóa đơn đến cho khách hàng,… Đó còn chưa kể trường hợp có sai sót xảy ra thì tiến hành các thủ tục sửa, hủy bỏ, lập lại,… để khắc phục lỗi.
Thứ ba, khi sử dụng hóa đơn giấy, kế toán và doanh nghiệp luôn phải rất cẩn thận vì bất cứ khi nào các rủi ro như: thất lạc, mất, cháy, hỏng hóa đơn,… đều có thể xảy ra. Với những hóa đơn quan trọng thì doanh nghiệp thậm chí sẽ phải tổn thất rất lớn nếu một trong những rủi ro trên xảy ra.1. Những khó khăn kế toán gặp phải khi sử dụng hóa đơn giấy
Hiện nay, không ít doanh nghiệp vẫn còn đang sử dụng hóa đơn giấy và gặp phải nhiều hạn chế, bất cập.
Thứ nhất, thủ tục khi muốn đăng ký, phát hành hóa đơn giấy hiện khá rườm rà, phải qua nhiều công đoạn và tốn không ít thời gian cũng như chi phí. Điều này sẽ khiến cho kế toán của doanh nghiệp phải làm việc nhiều với cường độ cao nhưng hiệu quả mang lại đôi khi không thật sự như mong muốn.
Chẳng hạn như khi doanh nghiệp muốn đăng ký hóa đơn đỏ thì doanh nghiệp cần phải tiến hành các thủ tục tối thiểu như sau:
- Nộp đơn đề nghị xin hóa đơn đỏ
- Đợi khoảng 7 ngày để chờ quyết định phê duyệt hay từ chối từ cơ quan thuế
- Tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ in,…
- Đem mẫu đăng ký tới xưởng in để đặt in theo một số lượng nhất định để sử dụng.
Hạn chế thứ hai mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi dùng hóa đơn giấy là tốn nhiều thời gian và công sức. Bởi, ngoài việc phải mất nhiều thời gian đăng ký phát hành hóa đơn giấy để được sử dụng thì các kế toán khi dùng hóa đơn giấy phải tự tay viết hóa đơn, tiến hành gửi hóa đơn đến cho khách hàng,… Đó còn chưa kể trường hợp có sai sót xảy ra thì tiến hành các thủ tục sửa, hủy bỏ, lập lại,… để khắc phục lỗi.
Thứ ba, khi sử dụng hóa đơn giấy, kế toán và doanh nghiệp luôn phải rất cẩn thận vì bất cứ khi nào các rủi ro như: thất lạc, mất, cháy, hỏng hóa đơn,… đều có thể xảy ra. Với những hóa đơn quan trọng thì doanh nghiệp thậm chí sẽ phải tổn thất rất lớn nếu một trong những rủi ro trên xảy ra.
2. Doanh nghiệp có nên chuyển đổi hóa đơn điện tử VNPT hay không?
Doanh nghiệp nhận được nhiều lợi ích lớn khi chuyển đổi hóa đơn điện tử.
Thực tế, đa số doanh nghiệp tới thời điểm này đều đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử vnpt và nhận lại được rất nhiều lợi ích lớn:
- Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn được tiến hành đơn giản, nhanh chóng, thực hiện ngay trên cổng thông tin online của Tổng cục Thuế. Theo đó, các kế toán doanh nghiệp không cần phải chuẩn bị, in ấn hồ sơ rồi mang tới tận cơ quan thuế trực thuộc nộp như trước đây. Doanh nghiệp chỉ phải chờ 1-2 ngày sau khi nộp hồ sơ thông báo phát hành là đã có kết quả từ cơ quan thuế và được sử dụng. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian mà vẫn nâng cao hiệu quả làm việc cho kế toán.
- Rút ngắn quy trình lập, xuất hóa đơn. Không chỉ vậy, hệ thống hóa đơn điện tử thông minh còn giúp phát hiện và cảnh báo lỗi sai đến kế toán nhằm hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra khi xuất hóa đơn,… giảm thiểu áp lực lỗi sai hóa đơn cho kế toán.
- Giảm thiểu tối đa chi phí hóa đơn so với việc sử dụng hóa đơn giấy. Các chi phí như giấy in, mực in, phí vận chuyển, lưu trữ hóa đơn,… đã được cắt giảm hoàn toàn.
Có thể khẳng định rằng: hóa đơn điện tử hiện là xu hướng tất yếu của thời đại số mà mọi doanh nghiệp đều nên sử dụng.
Một lý do nữa mà các doanh nghiệp nên nhanh chóng hoàn thành chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử là bởi việc sử dụng hóa đơn điện tử đã được luật hóa. Cụ thể tại Thông tư số 68/2019/TT-BTC, được ban hành mới đây nhất của Bộ Tài chính, đã khẳng định như sau: “Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử”.
Như vậy, từ 01/11/2020 thì việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử là quy định bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Những trường hợp chậm trễ chuyển đổi sẽ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.
3. Hóa đơn điện tử VNPT – Giải pháp hóa đơn số nâng cao hiệu quả công tác kế toán
Với những ưu điểm không thể phủ nhận, hóa đơn điện tử hiện được đánh giá là giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói chung và nâng cao hiệu quả cho nghiệp vụ hóa đơn của kế toán nói riêng.
Không chỉ vậy, với quy định pháp luật hiện hành thì hóa đơn điện tử sẽ trở thành hình thức hóa đơn bắt buộc với mọi doanh nghiệp từ ngày 01/11/2020. Do đó, các doanh nghiệp cần sớm chuyển chuyển đổi hóa đơn điện tử để đảm bảo tính hợp pháp cho nghiệp vụ hóa đơn điện tử của doanh nghiệp mình, cũng như tính hợp pháp cho cả chu trình kinh doanh, đồng thời nhận lại được nhiều lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại.
Nếu doanh nghiệp đang phân vân chưa biết lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử nào uy tín, chuyên nghiệp thì có thể tham khảo ngay phần mềm hóa đơn điện tử của VNPT.